青山学院大学ESS同窓会

（名称）
第１条 本会は、青山学院大学ＥＳＳ同窓会と称する。

（目的）
第２条 本会は、会員相互の親睦をはかり、青山学院大学ＥＳＳとの交流を通して、同ＥＳＳと母校の発展のために助力することを目的とする。

（会員）
第３条　本会は、青山学院大学ＥＳＳ出身者で構成する。会員は、年会費を納入するものとする。

（活動）
第４条　本会は、第２条の目的を達成するために、次の活動を行う。
１．会報の発行
２．青山学院大学ＥＳＳへの助力と交流活動
３．コーディネーター制度等に基づく会員相互親睦のための企画提案実施
４．現役時代の所属セクション、卒業年度、現住地域等のグループによる
　　活動を奨励支援する。
５．その他役員会決定事項の実施

（役員）
第５条　本会は、次の役員を置き、その職務を以下のものとする。
　　１．会長　 　 １名　　（本会を代表し、本会の運営を統括する）
　　２．副会長　　２名以内　（会長を補佐する）
　　３．総務担当　若干名　　（本会の事務・運営・渉外を担当する）
　　４．広報担当　若干名　　（会報発行を含む広報活動を担当する）
　　５．会計担当　１名　　　（本会の会計を担当する）
　　６．会計監事　１名　　　（会計を監査する）

（役員の選任）
第６条　役員は、総会で選出される。任期は２年間とし、重任を妨げない。　

（組織）
第７条　本会は、以下の組織を置く。
１．総会
（１）総会は、最高議決機関として、全会員をもって構成し、会長が議長を務め
　　　る。会長が出席不能の場合、副会長が議長を務める。
（２）総会は、会則改正、役員選出、その他役員会よりの提出議案を議決し、会
　　　計報告を承認する。
（３）総会の決議は、本会則改正を除き、総会出席者の過半数をもって行う。
（４）定期総会は、原則として青山学院大学同窓祭開催日に開催する。
（５）臨時総会は、会長、あるいは２０名以上の会員の要請により役員会が召集
　　　する。

２．役員会
（１）役員会は、第５条１項から５項の役員をもって構成し、会長の招集により
　　　適宜開催される。会長に事故ある場合、副会長が会長業務を代行する。
（２）役員会は、本会の運営に関わる事項を審議し決定し業務を行い、総会決議
　　　事項を提案する。
（３）役員会は、過半数の役員の出席をもって成立し、その３分の２をもって決
　　　議する。

第８条　会長は、第４条に掲げる活動に、青山学院大学ＥＳＳの部員代表の参加
　　　を呼びかけることができる。

（会計）
第９条　本会の活動は、以下の収入、支出により賄われる。
　　　１．収入
　　　　（１）年会費（2,000円）
　　　　（２）寄付金（１口1,000円）
　　　　（３）その他広告収入等
　　　２．支出
　　　　（１）会報発行に関わる費用
　　　　（２）青山学院大学ＥＳＳへの助力と交流費用
　　　　（３）その他本会運営のため役員会が必要と認めた費用
　　　３．資産
　　　　（１）本会資産は、小口現金を除き金融機関に預金するものとする。

第１０条　会計年度は、４月１日から翌年３月３１日とする。役員会は、年度毎に会計報告書を作成し、会計監事の監査を経た上で、総会の承認を得る。

（会則の改正）
第１１条　会則改正は、役員会が改正案を作成し総会に提案する。総会出席者の３分の２以上の賛成により決議される。


付則
１．２００４年９月２３日施行
２．２００５年１０月２９日一部改訂（第５条）
３．２００６年９月２３日一部改訂（第４条、第９条）
４．２０１０年９月２３日一部改訂（第２条、第３条
　　第４条、第７条、第９条）
５．２０２０年９月２２日一部改訂（第３条、第９条）

以上

「青山学院大学ESS同窓会　個人情報の取扱と保護についての基本方針」
2020年12月27日策定

青山学院大学ESS同窓会では多くの個人データを保有しており、個人情報保護法の云う「事業者」に該当する。同窓会独自の「個人情報の取扱と保護についての基本方針」を作成し確認する。
これは、個人データの管理方法や利用目的、取扱い、 第三者提供についての考え方等を明記して、保護方針を掲げることで会員からの信頼をより確かなものとし、今後の同窓会活動について幅広い理解を示していただくことを目的とする。

1. 取得目的
会員情報は、会員相互の親睦をはかり、青山学院大学ESSとの交流を通して、同ESSと母校の発展に資する目的のために、これを取得する。

2. 目的内の利用
会員情報は、上記1.の目的のため、以下の事項に利用する。
１）会員名簿の作成
２）総会、各種イベント・懇親会等の通知
３）本会が発行する各種広報資料の提供（会報、ホームページ、SNS、
レターメール等）
４）その他前記1,の目的に資する事項

3. 取得情報の保護、管理
(取得情報)
会員の個人情報とは、氏名、住所、卒業年度、顔写真などから「個人を特定できるもの」であり、また、必ずしも個人情報保護法上の個人情報には該当しない職歴、勤務先、所属していたセクション、趣味嗜好などプライバシーについても取得した場合、その管理、公表については十分な注意をもって行わなくてはならない。

(正確性、最新性を保持)
取得情報は、正確に保ち、最新の内容に保つよう心掛けなければならない。

（取扱い担当者）
個人情報の管理は、会長ならびに会長が指名したOB会役員が管理権限者として、取得情報のデータベースの閲覧、変更、保管、アウトプット等を行うものとする。

4. 第三者への提供
目的内に必要な場合には、例えば会報発送業者への供与等、これを役員会の事前承諾のもとに認めるものとする。
その他の場合には、会員各自への事前の通知、承諾をもって行えるものとする。

5. 会員本人からの開示要請
同窓会が保持する会員の個人情報について、会員本人から確認、開示要請があった場合には、これに速やかに応じなくてはならない。また内容の訂正、削除、追加の要請があった場合にも、これに速やかに応じなくてはならない。

6. HPなど、インターネット上の個人情報等の取扱い
近年のデジタル・コミュニケーション活発化の中で、同窓会活動においてもインターネットの活用は増加している。一方、誰でもが広くアクセス可能なHP、さらに拡散性の高いSNS等、インターネット上に個人情報、プライバシーに関する情報を公表することは、会員が思わぬ不利益を被る可能性もあることから、取扱いに注意を払う必要がある。このため公表は以下を原則として取扱うものとする。
・原則、会員の所属する企業名は掲載せず、必要に応じて業界業種名等で補足する。
・原則、OBOGと現役ともに苗字だけの表記とする（ファーストネームは削除）
・例外として同窓会役員、既に社会的に知名度が認められている有名OBOGはフルネームとする
・原則、ポートレート写真は掲載しない
・集合写真、スナップ写真は掲載するが、写真が誰であるか特定できる記述はしない。
・ESS各種大会の受賞者リストは掲載しない。
・上記を原則とするが、個別に本人の許諾・要望を文書にて得た場合には、これを可能とする場合もある。

【お問合せ窓口】
青山学院大学ESS同窓会の個人情報の取扱と保護に関するお問合せにつきましては本会個人情報問合せ窓口までご連絡ください。
青山学院大学ESS同窓会 個人情報問合せ窓口
メールアドレスkmon49green@yahoo.co.jp